如何利用财务数据,让你的观点言之有物

根据罗致恒富(Robert Half)的调查显示,2017年,澳大利亚的首席财务官们面临的两大难题是,管理企业期望(54%)及提升业绩和利润的压力(45%)。

财务团队在企业未来发展中将越来越多的担任商业合作伙伴的角色,这意味着财务团队需要找到更好的方式向企业的利益相关者以及其他部门阐述他们的专业洞察,尤其是在财务数据方面。

然而并非每个人都愿意通过仔细研究Excel表格,来了解企业的业绩表现、市场需求和战略实施成果。BOARD商业智能和业绩管理软件解决方案总经理(general manager of business intelligence and performance management software solutions)Mark Sands表示,为了能够更加简明扼要地呈现信息并使其产生更大的影响力,越来越多的财务专业人士开始寻找Excel的替代产品。

他表示,许多人正在寻找能够实现数据可视化和高级分析的集成软件。

与听众感同身受

Sands表示,准备一份报告,并使用相关数据来阐述自己的观点,既是一门科学,也是一种艺术。

 “忽视用户体验是许多财务专业人士在准备报告时犯下的最大错误之一。”

他强调,在准备一份全是财务数据的报告时,必须要优先考虑听众的感受。

 “你必须了解你在向谁作报告,以及他们对于财务信息和术语的熟悉程度。”

不论是简单的同比销售业绩,还是改变供应链所带来的生产时间、成本和风险的变化,都可以通过动态模型、柱状图、饼状图、假设情景分析以及文氏图将复杂的电子数据表格转变为一目了然的可视化数据。

Sands还建议进行模拟练习。向不熟悉这些内容的其他人员进行演示报告,从而通过他们的反馈弄清楚听众能否了解你报告中的关键要点并接收到正确的信息。

数据,贵精不贵多

对于听众而言,他们能消化并吸收的新信息是有限的。

对此,Sands表示:“人脑通常可以记住一些数据点,但之后,他们接收其他信息的能力就会降低。因此,在屏幕上填满大量数据可能意味着你将失去听众的大部分注意力。”

一般原则是每张幻灯片仅传达一条关键信息,而这条关键信息可以有两到三个数据作支持,这样才能使观众更容易跟上你的思路。

你必须确保能够清晰地表达你从数据中获得的关键信息或发现。

Sands解释说:“尽管在作现场报告时,你可以通过你的讲述让利益相关者顺着你的思路和论据,使他们完全赞同你所得出的结论。但你也必须在演示文稿中清晰表述你的专业洞察,因为这对于那些事后才会阅读或查看你报告的人来说是至关重要的。”

另一个行之有效的方法就是通过讲述一个故事来呈现数据,这有助于利益相关者记住并采纳你的观点。这种故事既可以是按照时间顺序,简要总结过去三年某个特定业务领域的发展变化;也可以借助案例研究或者追踪单个客户,来表明你从数据中发现的市场洞察。

利用感官特点,吸引注意力

人脑的特性会促使我们关注那些色彩明亮或是动态的元素。因此,我们可以利用这个特点来突出报告中的关键数据、专业洞察或建议措施。那么这样做是否会有负面影响呢?记住过犹不及,过多的色彩和动画效果反而会干扰他们的注意力。

Sands表示:“即使你所使用的软件可以帮助你利用不同色彩或图表来展示数据,但这也并不意味着你必须这样做。”

最后他建议,尽管很多商业智能图形软件可以提供多种类型的展示工具,但应当避免在一张幻灯片上呈现过多的信息或使用过多的动画效果,并且除非你恰巧是一名平面设计师,请谨慎地运用色彩。


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